Cada compañía asociada al programa designa a un representante titular y un alterno para recibir los informes y participar en las sesiones GEA®. Por la naturaleza y características del programa, el titular suele ser el Gerente General o la más alta autoridad de cada empresa o institución, y el alterno, uno de sus principales directivos o gerentes de mayor rango.

      El representante titular -o bien, en su ausencia, el representante alterno- participa una vez al mes en una sesión de trabajo en la que, luego de una breve exposición de COPADES® sobre los principales aspectos del documento mensual (v. numeral anterior), se analizan las conclusiones del mismo y se produce un intercambio de opiniones y comentarios con los participantes y entre ellos, tanto acerca de lo expuesto como de otros temas de interés para la actividad empresarial, lo cual enriquece las reuniones y resulta de gran beneficio para el conjunto de miembros GEA®.

     En el caso del GEA-R, en sesiones alternas se invita a altos funcionarios públicos u otras personalidades a dictar breves charlas sobre aspectos trascendentes de la actualidad económica, financiera o política de Guatemala, y a intercambiar impresiones con los miembros del Grupo sobre tales temas.

     En virtud de un acuerdo de efecto recíproco establecido con los despachos relacionados de COPADES® en El Salvador y Costa Rica, los miembros del GEA® cuya estadía en cualquiera de ambos países coincida con alguna de las reuniones mensuales que en ellos se realizan (a cargo de COPADES®, S.A. de C.V. en San Salvador y CEFSA en San José), tienen derecho a participar en la reunión, previo aviso, sin costo adicional alguno.

     Tanto los informes como las sesiones mensuales del Programa de Consultoría GEA® tienen una estructura muy dinámica y se han adecuado a la brevedad y concisión que exige el alto nivel de sus participantes. Cuando las circunstancias lo ameritan, puede convocarse a reuniones de carácter extraordinario para abordar asuntos puntuales de especial trascendencia.

     En el mes de enero no hay sesión ordinaria, debido a que el personal de COPADES® goza de vacaciones entre finales de diciembre y principios de enero de cada año. Sin embargo, se envía a los miembros del programa un documento resumido de seguimiento de indicadores económico-financieros de Guatemala hasta diciembre del año previo.